Appleの製品を使って便利にお仕事

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さて、家で働いたりオフィスにいったり、果てはカフェでデータエントリーをしたり、と私の仕事の状況はAさんから見ると、「真面目にやってるの?」という感じらしいですが、ハイ、ちゃんと真面目にやってます。実際、今朝、朝食の前にも仕事をせっせとしていたら、「何やってるの?」と見に来て、「え!!!仕事してたの!!」と強烈に驚いていました。私の場合、気になっていることがあると朝6時前でも、起きていきなりやりはじめたりします。

私が病院で栄養士をやっていたころは、「時間的にフレキシブルな職業」に強烈に憧れたんですが、実際やってみると、必要以上にごちゃごちゃ仕事してるなーという気分がしないでもないです。でもまぁ、これは隣の青い芝なんでしょう。実際今あの頃にかえりたいかといわれるとそんなことないですからね。まあでも、あのときは今に比べると、栄養士としても知識が格段になかったし、そういうのもあるんですけれど。

最近強く思うのが、仕事が、セルフプロデュースになればなるほど(つまり、自分で仕事の内容、やり方、進め方などを考えてやっていくということ)、どれだけシステマティックに仕事をしていくかということが重要になりますね。私の場合はデスクトップに"Current Docs"というフォルダーを作っていて、それに現在進行中の仕事をプロジェクト別にフォルダに入れています。ちなみに、今はCurrent Docsには7コフォルダーが入っていて、それぞれXYZ Projectというように名前がついています。さらにそのフォルダーの中のオーガナイゼーションは画一化されてはいませんが、本気で気をつけるのは、メールチェックのとき。メールで添付書類がついていた場合はその添付書類に日付入りのタイトルをちゃんとつけて、すぐさまそのフォルダーに入れるようにしています。メールチェックしてそのメールが来て、読んだ瞬間に絶対やります。プリントしたり返事を書いたりするのはそのあと。そして私は返事もすぐさま書くことにしています。あまりにも返答が早いので驚かれることもありますが、驚かれたほうが、忘れるよりマシなのです。返事はだいたい、内容にそのままの返事をそのとき書きますが、どうしても時間をかけなければいけないときは、「受け取りました」とか「いつの何時までにお返事します」とかそういうアクノウレッジ系の返事だけでもすぐに出すようにしてます。

システマティックに仕事をする、ということと、私がアップルのコンピュータを使っている、ということには密接な関係があります。ここからすっかりアップルの宣伝になりそうなので、ご了承くださいね。

まず、ああ、マックを使っていてよかったなー思えるのがメールをPDF化するときでしょう。メールの本文に、大事なことが書いてあったりしますよね。そうすると、私はそのメールをPDF化して(OS Xだと、Print...を選ぶとすぐにPDFにできるオプションがありますよね)、日付入り、名前入りタイトルをつけて、そのプロジェクトフォルダにいれるのです。

そしてさらにマックを使っていてよかったなーと思えるのは、BackupというソフトでiDiskにそのCurrent Docsをバックアップするとき。もちろん万一の場合にバックアップするのももちろんですが、私はオフィスではデルちゃんを使っているので(SASというソフトを使うため)、そこでCurrent Docsが必要になるときがあるのです。ウィンドウズでiDiskに接続するのなんて一瞬のことなので、そこでちょこちょこと書き換えて、家に帰ったらBackupでリストアするだけ。常に最新のファイルにしておけます。

そしてプロジェクトが終了すると、そのフォルダの中を一旦全部チェックしていらないメール、書き直して古くなったファイルなどなどを捨てて、ハードディスクの"Documents"フォルダにそれぞれグループ分けして記録のため、後に使うため、片付けます。それからBackupでシンクロナイズしておけば、今度からそのフォルダは特にバックアップされることはない、ということです。

私は自分のスケジュール管理はiCalClieを使ってやっていますが、最近思うのは、このiCalのノート機能にミーティングの内容をサマライズしておいたほうがいいな、ということ。今のところ、"Meeting with XXX"という感じでスケジュールだけ書き留めてありますが、いったいどんな内容だったか、どんな決定だったかを日付入りで管理できるのはもしかしたら便利かもしれません。今日もさっそく新しいプロジェクトの最初のミーティングがあるので、今日からやってみようかと思っています。でもiSyncを使うと、iCal、Addressbook、Clie、iPod、iDisk、そしてQuicken Dataが全部シンクロナイズされて、こんなに便利なことはありませんね。なんかアップルの宣伝みたいですけど、これができる前ってどうやってたっけ、と恐ろしくなるくらいです。

しかも先日あった、マックエクスポ(パリ)の基調講演(療養中のスティーブにかわってフィルがやってましたが、かなりナイス&スムースで良かったですよね?)で紹介された、次期OSのTigerにある、"Smart Folder"の機能、私は最後に紹介された新しいiMac G5より興奮してしまいました。便利そうだ....。考え方としては、iTunesを使っている方なら分かるかもしれませんが、あの"Smart Playlist"の考え方。ファイルを複製することなく、自動的に条件(フィルタリング)をつけると、そのフォルダーにどんどんその条件に合うファイルがハードドライブ中から集まってくるという。たとえば、2004年3月以降に作られた、パワーポイントのファイルで、"Pathogen"という単語を含む(本文、タイトル、Info、のどこにでも)ファイル、なんてのを作るとがーっとそれが集まるんですね。Current Docs、もしかしたらいらなくなるかもしれません。感動的。

それにしても、OS Xのコードネームはチーターに始まり、プーマ、ジャガー、パンサー、そしてタイガーと来る訳ですが、だんだんネコ科の猛獣も使い尽くしてきたわけで、わがWashington State Universityのマスコットはクーガーなんですが、ちょっと!いつCougar使うのよ!とだんだんイライラしてきました。別にイライラすることでもないんですけどね。

さて、というわけで今日からさらなるシステマティックライフに磨きをかけていこうと思います。とかいって今日からさっそく挫折したりしてね。

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Shinyaさん:おお、さすがHowTo本活用の人ですね!その本面白そうです。短時間に効率よく仕事をするということは、実は小さく区切ってみると、細かな面倒なことをコツコツやるということだったりするので、まるでそれが自分の発見かのようにいちいち「おおお〜」と思っていたんですが、そういえば昔から「急がば回れ」っていうなぁ、と思ってガッカリしたりしてます。私が発見することなんてもう何千年も何万年も前に誰もが発見してることばっかりだ。

システマティックに仕事をすること。これはまさにマサミさんに会ってから、大きく見習ったことの一つであります。そして、僕はまだ自分のやり方を模索中です。もっとマサミさんに教えてもらえばよかったな〜。先月、メールや書類などの整理を「すぐやる!」とい内容の本を読んで、それを参考にしながら、自分なりにアレンジして仕事や勉強方法を開発中です。僕の中で旬なことだったので、書き込んでしまいました。

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